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惠州学院学生档案管理办法

点击数:19722009-11-13 来源: 惠州学院学生处

惠院发〔200655

第一条  为规范学生档案管理,保证学生学籍履历清楚,根据《普通高等学校学生管理规定》及档案管理法规,制定本条例。

第二条  档案的管理:学生档案管理工作由学生处负责,就业指导科具体管理。

第三条  档案的接收:新生入学报到时,档案由各系政治辅导员负责接收。在查验档案密封完整后,接收人和学生在《新生档案接收登记表》签名。在各系暂管期间,班主任及有老师可以查阅学生档案。

第四条  档案的移交:新生入学学籍确认一个月后,新生档案由各系移交学生处,并履行移交手续。

第五条  档案的查阅:出于工作需要,有关部门和人员可以在学生处查阅档案,如实填写《惠州学院学生档案查阅登记表》。查阅人严禁伪造、涂改、复印档案材料。一般情况,档案资料不借出。

第六条  档案的整理:毕业生毕业时,各系和学生处及时收集并整理档案材料,材料包括高考档案、高等学校学生登记表、高等学校毕业生登记表、成绩表、实习鉴定表、学士学位授予通知书、在校奖惩情况、报到证副件。

第七条  档案的邮寄:档案整理完毕、装袋、密封后,通过惠州市机要局寄往各人事局、教育局及用人单位。档案材料不准学生个人携带。

第八条  档案的查询:毕业生八月中旬可通过《惠州学院就业信息网》查询档案去向。

第九条  档案的补办:毕业生工作后档案遗失,可以补办。由毕业生提出申请,所在单位出示证明,到学院综合档案室复印相关材料(录取名册、学籍成绩表),到学生处填写相关表格,成档后学生处密封寄往补办人所在单位。

第十条  本办法由学生处负责解释。

第十一条  本办法自发文之日起执行。

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