惠院发〔2006〕55号
第一条 为规范学生档案管理，保证学生学籍履历清楚，根据《普通高等学校学生管理规定》及档案管理法规，制定本条例。
第二条 档案的管理：学生档案管理工作由学生处负责，就业指导科具体管理。
第三条 档案的接收：新生入学报到时，档案由各系政治辅导员负责接收。在查验档案密封完整后，接收人和学生在《新生档案接收登记表》签名。在各系暂管期间，班主任及有
第四条 档案的移交：新生入学学籍确认一个月后，新生档案由各系移交学生处，并履行移交手续。
第五条 档案的查阅：出于工作需要，有关部门和人员可以在学生处查阅档案，如实填写《惠州学院学生档案查阅登记表》。查阅人严禁伪造、涂改、复印档案材料。一般情况，档案资料不借出。
第六条 档案的整理：毕业生毕业时，各系和学生处及时收集并整理档案材料，材料包括高考档案、高等学校学生登记表、高等学校毕业生登记表、成绩表、实习鉴定表、学士学位授予通知书、在校奖惩情况、报到证副件。
第七条 档案的邮寄：档案整理完毕、装袋、密封后，通过惠州市机要局寄往各人事局、教育局及用人单位。档案材料不准学生个人携带。
第八条 档案的查询：毕业生八月中旬可通过《惠州学院就业信息网》查询档案去向。
第九条 档案的补办：毕业生工作后档案遗失，可以补办。由毕业生提出申请，所在单位出示证明，到学院综合档案室复印相关材料（录取名册、学籍成绩表），到学生处填写相关表格，成档后学生处密封寄往补办人所在单位。
第十条 本办法由学生处负责解释。
第十一条 本办法自发文之日起执行。